業務用コピー機または複合機をオフィスに導入する際、多くの人が「購入」、「レンタル」、または「リース」の選択肢に迷うことがあるかと思います。。
選択した方法によって経費に大きな違いが生じるため、各方法の特徴について正確に理解する必要があります。
以下に「購入」、「レンタル」、および「リース」の各方法の基本的な特性や価格について徹底解説していきます！
オフィスに新しいコピー機や複合機の設置を検討する際、通常は「購入」を最初に考える方が多いかと思います。
こちらでは、コピー機や複合機を購入する際のメリットとデメリットについて紹介いたします。
オフィス向けコピー機の導入方法の一つは、自社でメーカーや販売店から選んで購入することです。
購入すれば、コピー機は完全に自社の所有物となります。そのため、購入後にはコピー機を自由に売却したり他の個人や企業に譲渡したりすることができます。
また価格が10万円以上のコピー機は、それを資産として計上することもできます。
一括購入を選ぶ場合、リース料金やレンタル料金を定期的に支払う必要はありません。
これらの料金には保険料などの諸費用も含まれており、長期的には経費を削減できるでしょう。ただし、ローンによる分割購入を選択する場合、金利が上乗せされるため、一括購入よりも経費が高くなりますが、一般的にはリース料金やレンタル料金と比較しても総コストは安価です。
業務用コピー機・複合機を「購入」するデメリット
まず、10万円以上のコピー機を購入した場合、固定資産税の支払いとそれに伴う減価償却手続きが必要になります。
これは必ずしも財政的に不利なわけではありませんが、事務作業が増えます。
さらに、自己所有のコピー機は全てのメンテナンスと保守を自社で行わなければなりません。対照的に、レンタルやリースの場合、故障時にはプロが修理し、契約が終了したら単純に返却するだけです。
また、自己所有のコピー機はメンテナンスを自力で手配しなければならず、必要がなくなった場合は処分責任があり、他の個人や企業に譲渡する必要があります。
不要品として処分する場合、通常処分費用が発生するため、慎重に考慮すべきです。
レンタルと似た導入方法として、「リース」という方法が存在します。
リースは、企業がコピー機や複合機を所有するのではなく、専門のリース業者から借り受けて利用する仕組みです。
リースの利点は、まとまった資金を用意せずにコピー機を導入でき、リース料金を経費計上でき、減価償却手続きなどの煩雑な作業が不要です。さらに、リースならではの利点として、機種の選択が可能です。
通常、企業はリース契約において特定のコピー機モデルを指定し、それをリース業者が購入して提供します。
これにより、比較的低コストで最新モデルや新品のコピー機を導入できます。中古品ではないため、故障の心配が低く、メンテナンス費用も節約できる可能性が高まります。
まず、支払総額が高くなりがちです。
特に最新機種を指定する場合、本体価格が高く、それに伴いリース料金も上昇することがあります。
リース料金には本体価格以外にも金利、税金、保険料、手数料などさまざまな費用が含まれているため、購入した場合よりもコストが高くつくことがあります。リースを検討する際には、料金の詳細な内訳を確認し、実際のコストを理解することが大切です。
また、リース契約は通常長期契約で、途中解約が制限されることも欠点です。
これは、多くのリース契約で固定金利が採用されているためです。契約時に定められた固定金利の期間中は解約が許可されず、契約期間中に支払いを続ける必要があります。
そのため、事業縮小や経費削減が必要な場合でも、リース料金は長期間にわたって支払い続ける必要があります。契約期間中に解約する場合、残債を一括支払いしなければなりません。
さらに、リース契約には審査が必要で、審査に通らない可能性も考えられます。
長期のリース契約では支払い能力が審査され、審査に通らない場合はリース契約を結ぶことができません。
したがって、リース契約を検討する前に、与信審査を受け、契約の可能性を確認することが大切です。審査基準や通過の難易度はリース業者によって異なるため、複数の業者に審査申し込みを行うことを検討すると良いでしょう。
コピー機や複合機が必要だけど、頻繁に使わないか、予算的に購入が難しい場合もあるでしょう。そんなときは、「レンタル」が適しています。
レンタルは、専門のレンタル業者から、必要な期間だけコピー機や複合機を借りる方法です。契約が終了すると、機器は業者に返却され、新たなユーザーに提供されます。
つまり、レンタルで提供される機器は通常中古品です。
レンタルの利点は、企業がコピー機や複合機を自分で購入しなくても良いという点です。
月々のレンタル料金でコピー機を使用できるので、大きな購入費用を用意する必要がありません。また、企業はコピー機を自分で所有する必要がないため、不要になった場合の処分費用を負担する必要もありません。
特に大型のコピー機の場合、オフィスの場所や配置によっては、クレーンなどを使って搬出する必要があることがあります。そのため、不要になった場合に高額な費用がかかる可能性があります。しかし、レンタルの場合は、業者に返却するだけで手間やコストを節約できます。
さらに、レンタル料金は通常毎月一定の金額を支払うため、ランニングコストの把握が容易であり、経費として計上できます。コピー機の所有権はレンタル業者にあり、減価償却や固定資産税の支払いなどの煩雑な事務手続きを行う必要がないため、管理が簡便です。
また、レンタルは様々な使用方法が可能で、契約期間は最短で1日から申し込むことができることが多いため、イベントでの一時的な使用や、短期間の出張オフィスとしての利用など、多彩な用途に対応できます。
万が一、災害や盗難などでコピー機が損傷したり失われた場合でも、自己所有でないため補償を受ける可能性が高く、損失を最小限に抑えることができます。
一方のデメリットは、コピー機の機種を企業が自分で選べないという点です。
レンタルを申し込むと、通常、レンタル業者が持っている在庫から選択されるため、選びたい機種に関しては制約があることに留意が必要です。
また、新品をレンタルできることは稀です。中古品を利用する場合、性能が低い古いモデルである可能性があるため、古くなったコピー機は故障しやすく、メンテナンスに時間と費用がかかることもあります。
さらに、導入時に初期費用が発生することも考慮すべきです。コピー機の機種や選んだレンタル業者によって異なりますが、搬入費用などで通常5万円から10万円程度の初期費用がかかることもあります。
この初期費用はレンタル料金とは別に支払う必要があるので、事前に資金を用意しておく必要があります。
レンタルとリースは状況や条件にも寄りますが、業務用コピー機をリースするよりも、レンタルする方が経済的な場合も多いです。
レンタルには初期費用や長期契約に伴うコストが軽減されます。
リース契約は通常長期間にわたり、途中解約が難しいのに対し、レンタルは必要な期間だけコピー機を利用できます。
また、レンタルにはメンテナンスやサポートが含まれており、コピー機に問題が生じた際に即座に対処できます。経費を効率的に管理し、柔軟性を持つために業務用コピー機のレンタルをおすすめします。
ご自身の企業が必要とする条件やニーズに合った業務用コピー機・複合機選びをしましょう。
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